Planning and completing a mission trip can be among the most rewarding experiences of one¡¯s lifetime. Whether serving as missionaries or assisting missionaries, the fulfillment will undoubtedly be life altering.

Since most mission trips involve groups from churches, it is vital to have the church¡¯s blessing prior to planning your trip. Once that is accomplished, the concrete steps to planning the trip can begin. If your family opts to strike out on a mission trip without church backing, follow the steps below, but enlist the help of other community leaders and sponsors.

There must be a ¡°mission¡± to your mission trip. Some groups plan to build or rebuild a necessary building such as a home or a school. Some mission trips involve preaching and seeking new believers. Others plan to teach Vacation Bible School or related programs. Regardless of your mission, it is important to select a trip leader. This should be someone from the church who has experience with travel and with missions work. There are lots of steps involved in planning a mission trip, and a good leader is a must. If your mission group is comprised solely of your family, the head of your household will serve as your leader.

Your leader will want to contact local travel agencies that specialize in mission trips to calculate the total cost per person of such a trip. This cost will include travel expenses, room and board, airport entry and exit fees, visas, spending money, project money and incidentals. Once the price per person is determined, a date for travel must be confirmed.

Contact the missionary or missionaries with whom you plan to work. Build a rapport with them and learn what is expected of you on this mission trip. Keep in close contact with these same missionaries throughout the planning phases of your trip. 

Gathering a team for your mission trip is the next step. An after-church meeting works best for discussing the details and asking for volunteers. You church may want to extend the invitation to other churches or others within your community as well. Be sure each individual understands that a mission trip involves hard work and dedication, and that each participant must pay his or her own way.

It is perfectly acceptable to conduct fund raising events to help defray the costs of a mission trip. Many church members are happy to sponsor people devoted to working in the mission field.

The designated missionary you¡¯ve contacted will be instrumental in setting up your housing arrangements, so be sure to let him know as soon as possible the number of people traveling, as well as their gender. Your group may be housed together in a church or school dormitory, or be divided into singles or pairs and housed with local citizens. This varies depending on whether you travel outside of the United States, and to which country you will travel.

It is important to apply for passports at least six months ahead of time if leaving the country. Visas require about three month¡¯s preparation. Contact your city¡¯s federal building for information on obtaining these important papers, the verification required, and how much the fee for each document costs.

Some groups advertise for sponsors to help pay for their mission trip. Decide if this is an option for your group and if so be prepared to provide sponsors with a detailed list of what your trip entails. This should include the missionary you¡¯ll be helping, the kind of work you¡¯ll be doing, the cost of the work you¡¯ll do, and the travel plans to reach your destination. Regardless of the work done during your trip, mission trips are always filled with opportunities to witness. Discuss with your group and the missionary¡¯s you¡¯ll help exactly how best to witness to the people you¡¯ll encounter.

Find out the policy for customs forms and declaration forms upon your arrival and departure from any foreign country. This is especially important if you¡¯ll be bringing any tools with you. Be certain to know the missionary¡¯s address so you can list it on any necessary immigration papers.

Several weeks prior to your trip, contact your local hospital for information on which immunizations are required for traveling outside of the United States. Some of these vaccines must be given well ahead of the departure date, so be sure to get this information as soon as your travel plans are determined.

Arrange transportation to and from the airport and don¡¯t forget to factor in details like parking and tolls. Depending on the number traveling in your mission group, this may wind up being a considerable expense. Many churches pitch in with driving and the associated costs.

Your team leader should disperse itineraries and missionary contact information sheets to all families of mission workers. This allows for emergency contacts, as well as peace of mind. Two copies of everyone¡¯s passport should be made prior to departure. In addition to everyone¡¯s original copy, the leader should be in possession of a copy and one should be left in your church office. This can alleviate some serious issues if someone¡¯s passport gets lost or stolen.

Despite the meaningful intentions behind mission trips, bear in mind that international travel is dangerous in many parts of the world. Instruct all mission workers to be diligent in surveying their surroundings. Make sure everyone travels with the ¡°buddy system¡± philosophy. Don¡¯t ever let anyone go off alone. Your leader should keep a typewritten list of all travelers within the group, as well as their contact information at all times. 

Ask ahead of time what is involved in bringing gifts home to the United States. Your missionary will be able to tell you which customs and declaration forms you¡¯ll need to complete prior to returning. 

Work diligently throughout your mission trip and project, but be sure to interact and witness to the people in the region. Yes, you are providing a necessary skill, but people will undoubtedly be the recipients of the benefits from such skills. Get to know them as best you can. They are the reason you¡¯ve taken a mission trip in the first place.

Arrange ahead of time to present the travel details with your church and community members, as well as with family members, upon your return. Be sure that all sponsors are invited to this event. Document as much of your mission trip as possible, and be sure to give details of the benefits your efforts afforded.