CHOOSING A LOCATION FOR AN OUTDOOR WEDDING

Outdoor weddings are becoming more and more popular. What better way to celebrate your marriage than under the blue skies surrounded by nature¡¯s beauty? While outdoor weddings take some special planning considerations, if you are prepared and know what to expect, you can find the perfect place to exchange vows and celebrate with loved ones. 

PUBLIC OR PRIVATE?

There are many private locations you can look into for your outdoor weddings¨C botanic gardens, resorts, ranches, wineries, and estates, for example. Those facilities made for hosting events usually provide many necessities, such as electricity, valet parking, and kitchen facilities for your caterer. If you are planning on a formal or semi-formal affair, you may want to consider seeking out a facility that can accommodate the size of your party and offer the amenities that you desire.

Be creative when scouting¨C you never know what lovely courtyard lurks behind a local town restaurant or what quaint cottage yard is available for rental until you do some digging. Prices for modest facilities range from very modest to very expensive, so keep your budget in mind.

If you are planning an informal, or even very casual affair, and your are working with a very limited budget, you may want to consider a public place, such as a beach or a park. While you cannot be guaranteed privacy, and there may be some restrictions, public places are usually a very inexpensive way to enjoy a lovely outdoor setting for your event. There are a number of things you should check out with the parks and recreation department well ahead of the event to ensure your plans are within the local regulations and laws. 

TIMING IS EVERYTHING

Before you decide on the date or lock in a location, you should do a little research on the climate in the area you want to hold your wedding. Time your date very carefully. If you are planning at least a year in advance, visit the potential location at the same time of year you are planning your wedding, preferably at the same time of day you would hold your event. Look around and see what¡¯s growing, if there is enough shade or too much sun. If the heat is excessive in the mid-afternoon, you may want to plan your event in the mid-morning, or late afternoon. You don¡¯t want to discover the lovely place you visited in April is a haven for mosquitoes on your wedding day in June. Visiting the area at the same time of year you plan to get married is the best way to know what to expect. 

HAVE A BACK-UP PLAN

No one likes to think about it, but it pays to plan for the worst. What will happen if you wake up the morning of your wedding to find that there is a late season snowstorm, or a torrential downpour, or that a hurricane a few days ago blew down a tree and power lines right through your perfect location?

For smaller, more casual events, it may pay to have a rain date, or an alternate indoor location, such as someone¡¯s house, as a back up location. The smaller and more casual the affair, the more flexibility you will have. 

For larger weddings in which catering has been booked and flowers have been ordered, it will surely be impossible to put the festivity off for a week or find a large enough place to move the party to at the last minute. If you are renting a private facility, ask if there will be a suitable place to move the event indoors should worse come to worse. 

Another option is to take out wedding insurance; while many couples who are planning on a budget hate to shell out extra money for something that might not be needed, when it comes to outdoor weddings, it can be your salvation. Think about it¨C what is worse? Paying a little extra for insurance, or having a tornado warning force you to cancel the event so that you will have to plan and pay for it all over again on another day? 

QUESTIONS YOU NEED TO ASK

Don¡¯t take it for granted that a private outdoor wedding location is fully equipped, or that a park automatically will allow propane gas cookers or alcohol on the premises. When planning an outdoor wedding, here are some things you need to know:

LOCATION: What types of permits or insurance will I need to obtain? What is the best time of day to plan the event, weather-wise? Will the space accommodate the size of my party?  Is there any construction or excessive noise nearby during that time of day? If it is a public place, will there be crowds? Do I mind? Will our area be separate from the crowds, or in the middle of them?

DECOR: Will I need to decorate at all, or is the place naturally beautiful? Will flowers be in bloom, or branches be bare on my wedding date? Am I allowed to hang lanterns or garlands, set up lined walkways with torches or borders, etc? Do my colors match the natural colors of the place?

CONVENIENCE: Is convenient parking available? Are there enough bathrooms, and are they conveniently located? Are they clean? For a public place, are picnic tables or certain areas free for use? Do I have to reserve them, or pay a fee? For a private location, what is included in the price? Will I need to provide, or pay an extra fee, for tables, chairs, tableware, glassware, etc.? Will I need to hire someone to go set up ahead of time and clean up afterwards?

COMFORT: Is there an insect problem? Can I hire an exterminator, or use any kind of repellants? Is the ground soft, rocky, muddy, or paved? Is shelter from excessive wind, rain or sunshine available? If not, can I set up tents? How can I make my guests most comfortable in this place?

FOOD/DRINKS: Are there kitchen facilities the caterer can use, or will they be allowed and able to set up a portable outdoor work space? Is propane gas allowed to be used on the premises? Will the caterer have to transport prepared food to the location? Is the caterer aware of this and able to accommodate? If you¡¯re bringing your own food or doing a pot-luck buffet, do you have all you need to keep food hot/cold and sheltered? Is alcohol permitted on the premises?

MUSIC: Is there a place for the band or DJ to set up? Will they have shelter from the elements and be comfortable? Will they need electricity, and is it available? Is amplified music allowed? Are their noise ordinances to follow? Will other music from a nearby location interfere with my music?

Remember, like finding any wedding location, planning well ahead will offer you more flexibility and eliminate the stress of rushing. Ask the right questions and decide what would work best for you, your guests, and your budget, and one place will begin to shine like the promised land.