How does a group of people plan a wedding, or even more than one person?  If you are the bride or the mother of the bride, you have your event already pictured in your mind.  But others who might be involved may not be able to see what you see.  The biggest challenge is to get everyone going in the same direction.

Communication seems like such a clich¨¦.  Everyone tells you how important it is, and there is a reason for that.  Planning a wedding together and communicating about it may result in a better celebration than you ever dreamed possible.  

Wedding planning session #1.

Bride and groom must be present.  If the parents are financially involved, or if the bride and groom desire that they be there, their presence is a must.  This does not have to be in person.  Communication over the phone and by email is fine; just make sure the details are discussed, and details and dates are locked in.

#1 question ¨C What do you want?  Everyone involved in making decisions must tell the others what they feel is important in a wedding.  Must haves, passionate wants, neutrals and No Ways!  Spell them out.  Write those headings on a piece of paper for each person and write the comments underneath.  The bride and groom need to write down favorite colors, people that they want to ask to be attendants, time of year, time of day, number of guests/wedding size, favorite food, favorite flowers and a dream location.  Three hole punch the papers and stick them in a binder.  This binder will become your brain when you go on wedding preparation or hunting raids.  

On another page in the binder write the words ¡°Wedding Budget¡± across the top of the page.  Down the left hand side of the page write the following words.  Location(s), Reception food/drink, Attire/Bridal gown, Music, Flowers/decorations, pictures, clergy, wedding cake(s), gifts for attendants, invitations, other expenses.

Look over the lists.  Does the bride want a huge wedding while the groom hates huge weddings?  Find middle ground.  Is the groom¡¯s favorite color red, but they both want a spring wedding, begin brainstorming.  Choose a wedding brain contact person.  This is the person who will have the most power, the most responsibility and the most frustration.  Pick someone who is organized and a self-starter.  The most likely person is the bride or her mother because of the hundreds of little details involved.  If the groom wants to be involved, divvy up the duties.  One person will be the keeper of the book so choose wisely.

What is the overall budget?  Someone should be able to shoot a bottom line figure, like the bride¡¯s father or the bride and groom if they are paying for it themselves.  Write the figure under the words Wedding Budget.  Who will be paying for what?  Will the bride and groom be paying for some items, the parents others?  If so break it down into budgets followed by name of the responsible person and the amount to be added to the grand total of the budget.  Begin estimating how much will be spent in what categories.  

If you are getting married in a church and have a reception elsewhere, you may have the cost of two locations.  If you want real flowers, they will cost more.  If you want a designer wedding dress and expect to pay $2,500.00 or more. You will need to possibly cut back elsewhere.  A catered meal will be minimum $5.00 per person for a simple spread, gourmet or elaborate will multiply that number.  Do you have a ballpark figure on the number of people who might attend?  Do a quick family head count plus friends and work associates from each side.  Add 50 to 75 to that number.  Write that guest estimate under the budget number.  

You¡¯ve done a lot of work.  Now pick a month.  Is it further than a year down the road?  Then you have some breathing room. Plan another get together in 2 weeks to 1 month.  The bride and groom will decide on a date in the interim and the next session will be brainstorming the other details based on that date.  Every one present will be given the task to rough out guest lists.  Everyone will be expected to quiz family and friends for names of photographers, bakeries, locations, florists, caterers, menus etc.

If you have less than a year, don¡¯t leave the meeting without two or three workable dates.  

You will need to name the resources that you might have.  Each set of parents belongs to a country club?  The parents are assigned the job of checking availability of all possible dates and cost.  Aunt Susan runs a cooking school? Someone is assigned to check the dates with her.  Cousin Emily runs a flower shop and someone will be assigned to check flower availability with the date options.  

Write down these details and the name of the one who is responsible for checking on them.  Three days before the meeting the wedding brain contact person will call those who are checking on details and will remind them of their task(s) and of the meeting times and date.

If you have less than a year, plan on meeting in a week or less with the goal of having all major details ready to be written in ink at the next meeting.  

Make the meeting laid back and comfortable.  Meet at a coffee shop or restaurant if it feels overwhelming to get together at someone¡¯s home.

Second meeting.  Everyone reports on the information they found.  A date is chosen by the couple.  The location etc. will also be chosen.  A person is assigned to call and book things as they are decided as soon as possible.  The wedding brain contact person will follow through within three days of that meeting, and the contact person, confirmation number, check number, details and phone number will be written down on the budget page in the appropriate column.  Include deposit paid amount and balance due.

The second meeting will be where the secondary and word of mouth information and additional resources are discussed.  After the location is secured, the caterer, baker, florist, photographer, clergy, musicians and attendants are equally important details.  These will be discussed in detail.  Notes will be made.  Assignments will be given.  The contact person will follow up in an agreed upon time. Spread out the assignments among the members of the group.  If there are multiple caterers, assign one to each member, or at least don¡¯t overwhelm one member with 12 caterers. 

The third meeting should be scheduled within the next two weeks to a month, (or a couple of days to a week if wedding is less than a year away).  This is the meeting where colors, dress/tux styles will be discussed and decided.  Menu ideas will be overviewed and narrowed down to two or three from one caterer with a back up caterer.  Invitations will be discussed. Cake styles will be discussed and narrowed down. Assignments will be given to lock in any remaining big items.  The budget will be tightened up.  At this point the location is locked in, the caterer has a closer ballpark amount, the photographer, musicians, clergy person have been penned in.  Write down all details as you have them locked in.  Don¡¯t forget to note contact person¡¯s information and payment details, deposits made and balance due.  A tightened up guest list will be discussed and tightened further if necessary.  Assignments will be given for next tier of importance.  

A follow up meeting is scheduled.  The sooner you lock in what can be locked in the less stressful your planning will be.  Things that are discussed early on are discussed without the time pressure and lack of availability pressure.  You will continue to meet as needed.  

Shopping will be organized.  The planners, especially some of the males, may not want to get in on the actual searching part of shopping, but may want to be invited to help narrow down the top five or ten.  Make all meetings available to all, clearly state the agenda of shopping trips.  Plan ahead and lock in early.  Review budgets often.  

Crafting, invitations etc. are other areas of stress.  Act early and do them in small bites rather than all night vigils.  Plan a girl¡¯s night, inviting everyone who has offered to help.  Hanging out and throwing together floral arrangements or centerpieces might go a lot smoother than you think.  Or do a wedding party member night.  This could be a simple way to get to know each other before the awkward rehearsal.  Warning, check skill levels before handing over expensive supplies.  Someone who will give herself 3rd degree burns with the glue gun might be the best one to manage treats or address envelopes or pick the brains of those present for shower ideas.  Plan these early, three to four months before the wedding. There will be showers and other last minute must dos later down the road that could add stress.  

The experience of planning your wedding may be far more pleasant than you had hoped.