There¡¯s more to good telephone manners than saying ¡°hello¡± and ¡°goodbye¡±. Even though you¡¯re not speaking face to face, you still want to conduct yourself properly. Whether you¡¯re calling for business or pleasure, whether you¡¯re the caller or the callee, there¡¯s no reason to practice bad telephone etiquette

If you are using an answering machine to screen your telephone calls, this is considered bad telephone manners. The last thing the party on the other end wants to hear is a long-winded message only to know you were standing by the phone waiting to hear who was on the other line. If it¡¯s not a good time for you to talk on the phone, it¡¯s common courtesy to tell the person on the other end that it¡¯s a bad time to talk. Unless it¡¯s an emergency, they¡¯re sure to understand. If you¡¯re afraid of being contacted by a telemarketer, you can request to be put on their ¡°do not call¡± roster, and they¡¯ll never bother you again. If it¡¯s important for you to screen your calls, you might want to speak to your telephone company about Caller ID.

If you¡¯re at work and the phone rings, answer promptly. People are impatient when it comes to business. In fact, studies have shown most people hang up after the third ring when calling a business and the fifth ring when calling a home.

If you¡¯re in a bad mood, this will be reflected in your voice. Unless the person on the other end of the phone is responsible for your unpleasant demeanor, there¡¯s no reason to treat him or her poorly. Always put on a cheerful phone voice, even if that isn¡¯t the way you feel. Unless you really do work at the City Morgue, picking up the phone and saying, ¡°City Morgue¡± is probably more annoying than it is amusing. A simple ¡°Hello¡± or in the business world, your name followed by, ¡°How may I help you?¡± will suffice. The party on the other end of the line should also respond in a polite manner. ¡°May I please speak to so and so¡± is the correct response. Whether you¡¯re at home or in the workplace, there¡¯s a nice way to find out who¡¯s on the other end. ¡°May I ask who¡¯s calling¡± sounds much nicer than ¡°who¡¯s this?¡±

No one likes to be put on hold, either at home or at work. If you must ask a person to hold, ask him or her to do so in a courteous manner. Once you do ask a person to hold, it¡¯s good practice to keep him or her updated. Every 45 seconds to a minute let that person know you¡¯re on top of the situation and you¡¯ll just be another minute. If it looks as though you¡¯ll be a while, the proper thing to do is to ask if you can call that person back so he or she is not left hanging. If you must transfer your call to another party, alert the person on the other end that you are doing so, rather than let him or her wonder why you¡¯re no longer on the line. Always apologize for the delay

If the person on the other end is unhappy or irate, remain pleasant. Commiserate. Let this person know you are sorry for any inconvenience. Listen to his or her story without interrupting (take notes if necessary) and allow the caller to vent. Once it¡¯s time to talk, apologize for any convenience and ask any pertinent questions without becoming impatient or rude. Work out a solution, or explain your situation, but do your best not to put the person on hold or call back unless it¡¯s absolutely necessary. No one likes to be left on eternal hold, or hanging for days, especially if he or she is in a bad mood.

Below are a few more tips for practicing good telephone etiquette:

- Speak clearly while talking on the phone. It saves you from constantly having to repeat yourself.

- Never eat or chew gum while on a call. It makes it hard for the other party to understand what you¡¯re saying and no one likes to hear eating noises.

- If the party on the other end has dialed a wrong number, inform that person in a pleasant manner. 

- Unless the person on the other end is being rude or abusive, it¡¯s never polite to hang up without saying goodbye. Even if you¡¯re ending the call on bad terms, it¡¯s always best to say, ¡°I¡¯m sorry, but I must end this call now.¡± 

- If you¡¯re looking for employment or using your phone for business, you might want to re-think those amusing answering machines and voice mail messages. Most people don¡¯t consider them professional and may not have time to listen to you tell a joke.

- When calling friends and relatives, be mindful of the time of day. 6:00 P.M. might be convenient for you, but will you be interrupting the other party during dinner? You might be an early riser or a night owl, but the other person¡¯s sleeping habits might not reflect yours. It¡¯s a good rule of thumb not to call someone before 9:00 AM or after 9:00 PM unless they¡¯ve previously mentioned that it¡¯s fine for you to do so.

- Always be considerate of those around you. Talking in a loud voice is disruptive.

- Keep track of how much time you¡¯re spending on a call, especially if someone else needs to use the phone.

- Always have a pen and paper by the phone to take detailed messages.

No one likes to be on the receiving end of bad telephone manners. Just remember, be pleasant and helpful, and you¡¯ll do fine.