Desktop publishing programs make it a cinch to lay out and design slick looking newsletters, pamphlets and other periodicals. Unless you understand the basic rules of design, however, you¡¯re likely to create an unclear or unreadable product. This article will discuss the basic principles of design for creating a professional newsletter. These same ideas will translate to virtually any publication you¡¯re laying out, but keep in mind that sometimes a creative graphic designer might find it necessary to play with the rules to intensify the effect.

     This article will not discuss specific software programs. Instead, it will talk about general design and rules of logic that apply to newsletters. 

     Consider your blank page as a canvas. A page must balance text, graphics and white space so that a reader can interpret its logic and flow. You set a flow and pace with your layout, a visual language that should enhance and reinforce the message you wish to express. A newsletter should be crisp, efficient and easily understandable, but don¡¯t be afraid to play with your design to draw the reader¡¯s attention into your work.

     First, decide on how you¡¯re going to fold your newsletter. This decision will affect how you use space, and also contributes to the overall feel of your newsletter. A full-page newsletter will allow you to do more graphically than a trifold, which will be tighter. Mock up your pages to see how text jumps from one section to another. 

     Consider whether you want to run your pages landscape or portrait. A wide landscape page requires the reader to continue across a substantial space and may become confusing, while most readers will find reading down more natural. It is possible to do custom, unusual folds in certain programs, but if you¡¯re new to pagination you should stick with portrait. 

     Once you¡¯ve determined how you¡¯re going to orient your page, decide how many stories you want to run per page. The more stories you have on a page, the more visually interesting your newsletter will be, but too many stories may be confusing. Try to have stories of various lengths with mixed graphic content, such as pictures, graphs, or other types of illustrations.

     On a full-page newsletter, use three or four columns of text. On a bifold or trifold use one or two columns. The tighter your text, the less likely it is for the reader to continue reading. You may use a single two-column wide box of text to good effect if you¡¯ve run your newsletter on a four-column grid, but as a rule avoid using too many different column grids in your newsletter.  

     Your strongest story should be on the first page and have an accompanying graphic, if possible. Always work from the top of the page down when designing your newsletter. Your lead headline should be descriptive or catchy, in 18 to 34 point broad-faced font, spread across the length of the story. In general, the fewer words used the better. Each consecutive headline should be in a smaller font, with the exception being sidebars and opinion columns, which may occur at the top of the page but still be fairly small. This is one way you prioritize your stories for your reader.       

     Examine the graphics you¡¯re going to use for your page. If you¡¯re using a photograph, be sure the figure or figures are looking into the page. If your picture shows a young girl looking up and to the left, consider placing the picture in the lower right corner, for example. Shaded boxes may also act as graphics, changing the gray look of a page. 

     Divide your page using graphics, boxed-in text, lines or different sized column grids. Try to place your graphic at the border between stories to help define space and use fine lines to distinguish stories when necessary. Boxing in a story on the left, right, or bottom is also permissible, but you want to avoid captured white space in an area.  

     Choose one or two different type fonts and stick with them. Stay consistent with subheads, shadowboxes or quote boxes, using the same treatment every time. If you have attribution in your project, consider running the names bolded or italicized. Stay reasonable with your leading and tracking. It¡¯s better to have clean, readable text than words that fit a given space but look like they¡¯ve been stretched or crunched to fit.