As technology continues to evolve, communication is hard pressed to keep up. Email is a swift, effective way of transmitting information to one or several people in a short amount of time. 

However, like all communication media, email is not without limits and should be used appropriately. Here are some tips to keep in mind:

1. If you have a company email account, use it just for business-related messages. Avoid communication to family members, friends, or personal business ventures such as shopping or job hunting on the employer's email service. Using company email for personal reasons is a form of theft, and some companies check employee usage with resulting consequences. 

2. Don't overuse emotions. These are the small, graphic faces that express emotion of some kind when used to punctuate email messages. Some folks like them and others don't, so limit your usage until you know readers' preferences.

3. Use a formal style for professional email messages. Though email is less formal than other types of written communication, such as letters or memorandums, you still should follow grammatical conventions when writing a business letter or sending a resume or other document. If you are not sure of good business grammar usage, get an office handbook or grammar guide for quick reference. 

4. Do not spam. No one likes spam, and many recipients transfer that dislike to the person who sends it. If you are identified as the sender, you may lose professional credibility and even business accounts. Don't contribute to the billions of spam messages that are log jamming users' Internet connections.

5. Keep a record of your messages. File a copy electronically in a separate file or print a hard copy for your file. You never know when those hastily-scrawled emails will come back to haunt you, so be prepared with the accurate, original version in case someone tries to doctor one sent long ago.

6. Respect people's communication preferences. Some folks like to receive professional communication by email while others don't. Find out ahead of time. Don't send an email attachment to someone whose guidelines stipulate otherwise. 

7. Use subject lines wisely. Like a letter's reference line, add a short title or reference to the message's topic in the subject line of your email format. 

8. Respond to email in a timely manner. If you have indicated that you will accept professional communication via email, be prepared to respond in kind within a reasonable amount of time. Some people treat email more casually than other types of correspondence, so be careful if readers expect otherwise. 

9. Try to limit your message to one screen if possible. While there is nothing wrong with scrolling, a tightly-worded and straightforward message saves the reader time. 

10. Use an anti-virus program to filter email messages. Even contacts from people we know can carry unsuspected viruses that can damage or destroy a computer, and you may unknowingly transmit it with your email to others. Check new messages before opening them to be sure they are safe.

Email is so fast and easy that it is tempting to treat it informally or even carelessly. But the prudent user will be well served in observing simple steps like these to impress the reader and preserve integrity.