Quality control has long been a focus of company managers and plant supervisors as well as business owners. If you don't maintain a wholesome product or a satisfying service, you will lose customers, and eventually, your business. 

To ensure that the organization continues to operate efficiently, it is important to develop an assessment plan that can measure improvements or decline and make necessary recommendations. Each area of the company should be evaluated routinely, from physical facilities (maintenance) to executive management (administration). Choosing the best document to use for assessment can be challenging. The following suggestions may help.

1. Meet with area small company owners to find out what type of assessment instrument they are using. The Chamber of Commerce or Small Business Administration may be able to arrange luncheons or meetings to facilitate this type of exchange. Some companies adopt measurement criteria from standardization organizations, like ISO 9000. Check with your company's regulatory agencies, if any, to learn about the types of assessment programs that may be suitable for your business.

2. You may be able to borrow an assessment policy or template from similar companies. Visit their Web sites or make an appointment to visit on-site to see what type of assessment practices they are using. Attending trade shows and annual conventions are more ways of learning about assessment procedures in your line of business. 

3. Hire a consultant. If you aren't sure which companies to contact, get a reference or recommendation for an assessment adviser who can come and lead a company-wide workshop on writing and implementing an assessment plan. But your staff still needs to discuss and set objectives as well as agree to a plan for measuring progress. 

4. Form a committee. Recruiting representatives from each department, meet regularly and establish a timeline for developing an assessment policy that will evaluate your company's overall performance and customer satisfaction levels.

5. Draft an assessment policy. Have each department representative seek input from colleagues in those areas to list procedures or concerns that require priority attention. Department staff should discuss ways of setting improvement goals and measurement criteria to see how well they are able to progress toward a goal. For example, if a customer order typically is processed within five days, and some customers are complaining that they want their orders filled sooner, set a goal of meeting orders within three days. List steps for saving time. Try the process and get customer feedback after several months to see how well the new plan is working. If problems continue, try other approaches until the procedure improves and you obtain desired results. 

6. Each department representative will bring to the committee a draft of proposed goals and steps toward meeting them. These will be woven into a single document that outlines the company assessment policy and objectives. The plan should be reviewed each year, with changes made to accommodate updates and shifts to new goals as former ones are met or reprioritized.

Publish your assessment plan in the procedures manual and make it public on the Web. Customers will appreciate the steps you are taking toward quality improvement and are likely to continue loyal service to your business.