A great deal of company time and money typically go into planning a full-day training event. To ensure that each participant gets a fair return on his or her time, here are a few ideas that may help to structure the session productively and efficiently. 

1. Invite those who will benefit. Rather than opening the session to everyone in the company who may be interested, start with a target group of employees who may genuinely benefit from this particular training event. If it proves successful, schedule additional sessions and invite more employees, or tailor another workshop to those with differing needs.  

2. Maximize physical space. Choose a comfortable, clean, spacious room or area that is not close to employee traffic or distracting noises. Set up equipment the night before or early in the morning of the training day. Check with the maintenance crew ahead of time to make seating arrangements and display set-ups. Test equipment to be sure it works properly and adjust the room temperature before anyone arrives. You may want to ask for certain colors of chalk or markers if whiteboards or blackboards are available.  

3. Bring refreshments. An all-day session generally provides a continental breakfast and sit-down lunch (often a buffet), with beverages and snacks, like fruit or cookies, served mid-morning and mid-afternoon. Make catering arrangements well in advance of the training day, but telephone the head count a few days before for accuracy. 

4. Plan your session. Order supplies like name tags, notebooks, computers (if available) and/or pens. Prepare training materials and proofread for errors before having them copied. For a full-day session, consider a schedule like this:

8:30 to 9:00

Arrive, greet people, put on name tag, coffee

9:00 to 9:15

Introduce presenter and preview session 

9:15 to 9:45

Outline first point with lecture or video

9:45 to 10:15

Interactive exercise (role play, problem solving)

10:15 to 10:25

Break

10:25 to 11:00

Outline second point with handouts, small groups

11:00 to 11:30

Reconvene with observations from each group

11:30 to 11:45

Post-test for newly acquired skills

11:45 to noon

Discussion or questions and answers 

Noon to 1:00

Lunch on premises

1:00 to 1:15

Overview of afternoon session

1:15 to 1:45

Outline third point 

1:45 to 2:15

Interactive activity

2:15 to 2:45

Discuss observations

2:45 to 3:00

Break

3:00 to 3:30

Outline fourth point

3:30 to 3:45

Summarize proceedings with future applications

3:45 to 4:00

Evaluation and dismissal

5. Registration and reminders. Send out notices or ads about the event several months ahead of time. Arrange a registration process through appropriate individuals. Mail or email reminders the week before the event. Emphasize a few key objectives to motivate others to sign up.  

6. Include valuable resources. A reading list, handouts, memento, or other ongoing aid will continue to help participants after the training session ends. You may want to include a list of related sessions the presenter will offer in the future in case participants would like to take another workshop with this person.

Planning a day-long training event can be challenging when it involves busy people and hectic schedules. Thoughtful planning and strong organization will help make your session a success.