Tracking inventory is a common practice in even the smallest business. It is important to assess whether or not the company is profitable. With the many hats a small business owner must wear, tagging and tracking business assets is often a low priority. In just an afternoon, however, you can secure your business against theft and loss by tagging your assets and creating a system to keep track of them.

If your small business doesn¡¯t have any method of tracking its assets, it is time to start. First, visualize everything you of value in your business. Include all items from furniture and computers to pens and paper. Office supplies will be counted as inventory, but your furniture and electronics are assets. Think of a unique identifying mark you can etch permanently into all the items you would like to track. An etching offers more protection than a thin dot of paint or a sticker since an indentation is more difficult to remove. It can be as simple as cutting a small notch in the same spot of all your computers, or rubbing off some finish in the exact same way. These identifiers will be difficult for a thief to spot but will help you recoup lost or stolen items faster. Be consistent in the marking you choose and where you locate it.

Next, take pictures of your office. Go room to room and capture everything of value on film. Take extra photos of items that are particularly valuable or important to your business. If your camera has a high-quality zoom feature, photograph the serial numbers and those etchings of any equipment you have. In the event of an insurance loss, these pictures can be critical in forcing your insurance company to pay up. As an added measure, make a video of your office and narrate it. This helps to establish you as the rightful owner of the merchandise featured in your video. Again, pay special attention to your unique identifier and the serial numbers when making your video.

Once you complete taking pictures and video of one room, sit down with a pen and paper. Draw a graph and include 6 columns: one each for the location, serial number, type, date of purchase and current market value of item. The sixth column is to enter future dates you inventory the asset. You may wish to add a seventh column if a particular person or employee uses a specific piece of equipment. It is important that this document be in your own handwriting to bolster your claim of rightful ownership of the items listed in the log. Of course you can transfer the information into a computer program such as Excel or Quickbooks ¨C just remember to retain the original copy in your own handwriting.

Repeat this process for every room in your office. When you are finished, tally the cash value of the assets in each room. It just may surprise you how much you have invested in your company¡¯s assets. Next, think about the people responsible for using and maintaining these assets. If you have any employees, you will want to make them accountable for the items you make available to them for use during the day.

If anyone has a laptop, palm pilot, or other similar electronics that are easy to transport to and from the office, you may want to implement a policy governing the use of these items. If the employee leaves your employ and takes the electronic devices with them, it is much more difficult to retrieve your assets if the employee did not sign a written agreement. Furthermore, if you do not have the serial numbers of the device recorded, you will need to inventory every asset you have, compare it against a list from the manufacturer, and then hope that is the one the employee has. This method of tracking makes it much less likely that an employee will abscond with the devices you need to make your business run smoothly.

As you add new assets, record them in your log, save the receipts and package slips. Keep a complete copy of your asset log in a secure place, away from the office. This will save a lot of aggravation in the event of fire, theft, or other catastrophic loss.

Every six months or so, do a quick check to make sure all the assets in your log are still accounted for. Check them off and date them in the unused sixth column.  Repeat this process from beginning to end every other year, before or after a large move or in anticipation of selling your business.

If you have highly valuable equipment that should never leave your office, you may wish to install a radio transmitter on your equipment. A receptor at all exits would alert you if the device is leaving your facility. This may not help you locate items that have already left your office, but chances are a thief would not notice the grain-size transmitter ¨C and you may be able to recoup your item if police recover it. If you choose to utilize these devices, make sure they operate at a frequency much different than the electronics you are using. Signal integrity is very important in electronics, and any disruption may not allow them to work properly.

You also may consider biometric access to limit the usability of the device beyond your perimeter. These easily cost thousands of dollars, and are most useful for safeguarding information ¨C not hardware. In any event, it sends a strong signal to your staff using your assets that nothing leaves your facility without your direct approval.

Tracking and tagging your business assets may seem tedious at first, but the peace of mind it affords you is well worth the effort.