Just about every small business must deal with inventory. Even a Psychic Reader needs furnishings, a crystal ball, and a few props to maintain and replenish. For most of us, inventory is a range of items of varying size, importance, and durability that we must keep on hand in order to promptly fulfill our business obligations. We sometimes underestimate the importance of maintaining just the right amount of inventory, and we don¡¯t always realize that too much inventory on hand can be as damaging to our business as too little.

The first step in maintaining enough inventory is to analyze your needs. A business that does not have access to inventory software is at a disadvantage, a computerless business is at a double disadvantage. You can follow all the steps contained in this article without a computer, but more effort will be required.

You can download free or cheap inventory software from the Internet. Good software will be a big help in maintaining the correct level of inventory. You will need to record the entire range of the goods that you sell, general categories, sub-categories, down to individual items. You will need information about each item you merchandise, including: 

-     Re-order Points

-     Storage Requirements

-     Item Location

-     Special considerations, such as seasonal demand and perishability/volatility of items

-     Alternate Inventory i.e. where a similar item can be substituted for an out-of-stock item.

Next, you need to define the cost of your inventory. You may be surprised by how much those old, rusting widgets in the corner of the garage are costing your business. For example, if you carry 100 Weebles, each of which cost you $100, that¡¯s $10,000 tied up in inventory for one item alone, not to mention storage and maintenance costs. Good inventory software will soon tell you that you require only ten Weebles on hand, tying up only $1,000. Multiply this by the number of items in your inventory, and you will soon see the potential for substantial savings.

Good software and/or rigorous attention to detail will enable the small business owner to refine his inventory control. For instance, a businessman must be able to quickly adjust for seasonal demand, such as Christmas and summer holiday spending. He must also be able to quickly spot changing trends. A large stock of hula-hoops and slinkys may have been acceptable twenty years ago. Today they are just curiosity items. It¡¯s also possible that certain inventory can be reduced or eliminated by proximity to a wholesale outlet. You may be able to sell the only Weeble in stock before strolling next door to the 24-hour Weeble factory and hauling a few more back to your garage. Another possible inventory-buster is to join a co-op of small businessmen who can take up any slack in orders that you can¡¯t immediately fulfill. Of course, you would be able to do the same, were circumstances reversed. 

Don't make the mistake that one company did. It was a rather large firm with a very complacent inventory control staff. This company had many small customers, and a handful of large organizations that accounted for 75% of its sales. Most of its customers were very happy, because orders were promptly filled. An inventory level of 900 widgets kept all the small customers happy, but the large customer, requiring 1,000 widgets at a shot, never got serviced. The company eventually went bankrupt. Always cut your large customers some slack, and bend over backwards to supply their needs.

Inventory control requires a common-sense approach, backed up by a detailed knowledge and feel for the needs of your customers and for the costs of maintaining a sensible stock of goods. Good inventory software will aid an astute businessman, and will repay any financial and installation costs many times over.