If you own or operate a business that involves your supervision of others, you should definitely consider developing an employee performance review. This process should be part of any standard operating procedure for even small companies because it holds out a standard that objectively measures an employee's performance and helps him or her meet company goals. 

You can find performance evaluation templates all over the Internet. Perhaps you borrowed one from another organization. But if you are still looking for a document and procedure to use with your staff, here are some ideas that may be helpful. 

1. Provide your employees with a staff handbook. In it list all current policies, adding new ones as they come along. A performance evaluation section should be part of the handbook and include a copy of the evaluation document. That way your employees will know which standards you expect them to meet. Periodically you may want to organized informal meetings or post reminders about particular goals for a given quarter. 

2. Keep your evaluation document simple and easy to understand. One or two pages (on a double-sided form) should be adequate. Adopt criteria from the job description that was used to create the position for each employee, but use general terms when possible instead of listing each individual job skill. For example, you could describe accounting procedures in that way instead of listing each individual task in an evaluation form, although you want to be more specific in a job description. 

3. Use a range of responses to provide latitude. For example, in measuring an employee's attitude, you might want to use numbers between 1 and 5, with 1 being "poor" and 5 representing "excellent." Of course, you can choose any system you like, but don't box yourself in with simple "yes" or "no" responses. 

4. Be specific in explaining each criterion. Give examples of "poor attitude," for example, such as "complains, gossips, or argues" on company time. Do the same for all criteria so each employee won't reach differing conclusions about what they mean. Also be clear about the evaluation grid. Your staff should know that 1 is a low score while 5 is high. Provide a section for both employer and employee comments for clarification. 

5. Use the form as an objective measurement of an employee's performance. You may want to label various sections of the grid to reflect desirable or unsatisfactory performance. One example might be a grid of ten characteristics, each worth up to 5 points, for a total perfect score of 50. Employees who reach 45 or higher might get a $100 annual bonus or a paid half-day off work. At the other end of the scale, a score between 25 and 30 might be an "intermediate" zone that lets the employee know there is room, and expectation of, job-related improvement. 

Have each employee sign the form after a written and oral review, adding comments if desired. Following your signature, give the employee a copy of the form and keep a copy in the file. Using objective, standardized criteria can help your business operate even better than before.