A Taxpayer Identification Number (TIN) is a nine-digit number that the Internal Revenue Service (IRS) assigns to organizations. It is usually in the following format: XX-XXXXXXX. The IRS uses the number to identify taxpayers who are required to file various business tax returns at the federal and state levels.

Sometimes referred to as an Employer Identification Number (EIN) or 95 Number, the numbers are typically used by organizations such as employers, sole proprietors, corporations, partnerships, non-profit associations, trusts, estates of descendents, government agencies, certain individuals and other business entities. Organizations must have a tax identification number, if any of the following apply: they have employees on their payroll or files excise or pension tax returns; they operate their business as a corporation or partnership; they file tax returns for employment, excise or alcohol, tobacco and firearms; they withhold taxes on income, other than wages, paid to a non-resident alien; or they have a Keogh plan. 

Organizations need a taxpayer identification number so that withholdings, such as federal and state income taxes, social security and Medicare taxes, unemployment insurance and other taxes, can be remitted to the IRS and state tax authorities.

An organization that does not have any employees or does not file excise or pension tax returns is the only business that is not required to have a taxpayer identification number. In this instance, the sole proprietor uses their social security number as the taxpayer identification number.

Organizations also may need a new number if their ownership or structure changes through bankruptcy, merger or incorporation. You can use the existing number if you change the name of the organization, move existing or add other locations or operate multiple organizations.

Taxpayer identification numbers can be obtained by completing and filing a Form SS-4, ¡°Application for Employer Identification Number.¡± The forms are available either by calling the IRS or visiting the IRS website at www.irs.gov and clicking on the ¡°Businesses¡± link. Their phone number is posted on their website.

After you have completed this form and mailed or faxed it to the IRS, a number will be issued to you by mail or by telephone. The instructions for Form SS-4 list the IRS service center address, fax machine number and phone number. You can also apply online using their electronic form. Once the application has been successfully completed and submitted, a number will be issued.

Generally, the IRS recommends that you submit an application early enough to have received your number in time to file a return or make a deposit. Even though you can get a number quickly by applying online or calling on the telephone, you should allow ample time for processing. If you prefer, you can fax a completed Form SS-4 to the IRS, and they will respond with a return fax in about one week. If you do not include a return fax number, you should expect to wait two weeks. If you apply by mail, plan to send your completed form at least four to five weeks before you need the number to file a return or make a deposit.

If your number hasn¡¯t arrived by the time a return is due, you can simply write ¡°Applied for¡± and the date you applied in the space shown by the number. Do not use your social security number.

If you don¡¯t have your number by the time a deposit is due, send your payment to the IRS service center for your state. Make your check or money order payable to the Internal Revenue Service and show your name (as shown on the Form SS-4), address, kind of tax, period covered and the date you applied for your number.

If you have any additional questions, the IRS and many state tax authorities publish informational pamphlets and booklets which can help you obtain a taxpayer identification number for your business.