For any small business owner, making sound financial projections is the keystone to realizing business dreams.  Many small businesses fail because their owners lacked necessary financial planning skills.  

It may sound daunting, but making solid financial projections is simple. Using the model of the desired income approach, a formula can be produced which is just as effective for a mom and pop craft business as it is for a large corporation.  

We start with asking the question, ¡°What is the minimum amount of income I must draw from my business?¡±  Let¡¯s say that we know we need at least $20,000.00 gross per year on which to live.  We must start with this number as a baseline figure, adding our obligations and liabilities to it for our minimum desired income.

We can now calculate using the following equation:

Loan amount/ loan amortization figure (from table available from bank or financial textbook) = monthly payment amount.

Monthly payment amount x 12= yearly loan obligation (YLO).

$20,000.00 + YLO = the minimum amount we need to stay afloat.

Now we need to determine the sales necessary to earn the amount we just calculated.  Average performance data for your type of business can be obtained through a number of sources.  This data can give us a ballpark figure of the average profit percentage we can expect.  A commonly used resource for this data is Annual Statement Studies, published by The Risk Management Association.  You can also check your local library for a copy of the Almanac of Business and Industrial Financial Ratios, or Industry Norms and Key Business Ratios.  

The industry standard used should include the owner¡¯s draw as part of the profit, not as a salary expense.  If it does not, you will have to adjust for those numbers before applying the percentage.

Let¡¯s assume that, for your business, the average profit is 14% of sales.  Calculate your minimum sales volume as follows:

($20,000.00 + YLO) is 14% of x

X is our minimum annual sales.

X = ($20,000.00 + YLO)/.14

The number we just produced is the amount of product or services that we will need to sell in a year in order to make the money we need to survive, cover our expenses, and make our loan payments.  Of course, you will want to break that number down into equal monthly sales goals.

It is necessary to research well to determine if your minimum projected sales numbers are realistic for your business.  If your business is based on a perceived market need, that is, on some need of the target market that you can fill, the next step is an analysis of your production or service capacity.  For instance, let¡¯s say that your minimum projected sales amount is $214,000.00, and you have a restaurant with a seating capacity of 50 people. It is important to calculate whether, with this seating capacity, the projected average sales that are possible and probable can realistically total $214,000.00. These calculations can help you determine how many hours per week the establishment should be open, and what prices you should charge. Then, you should compare the goods and services you offer with other local restaurants to see if your business is competitive. It may seem simple and obvious that these projections should be made, but there are many business owners who don¡¯t figure these projections, leaving themselves without realistic goals. The result is the notable 50% failure ratio of new businesses.

Making sound and realistic business goals for yourself is good insurance against wasting all the hard work you put into your business. Having your financial blueprint in place is the single most valuable tool in which you can invest to make your dreams come true.