Choosing a travel agency is a good solution to planning a successful business trip.  In the electronic age of do-it-yourself travel arrangements, many people are forgetting what it is like to talk to a real person or get after the fact service.  Travel agencies can provide peace of mind, knowledge of destination, and also back you up with answers to questions and insurance that can save you from a travel disaster.  So how do you find an agency that will provide you with the service you need at the best price for your budget?  

Reputation and Word of Mouth

In a saturated market of travel vices finding a good travel agency may be difficult if you enter your search blind.  One way to get your feet wet is to ask your peers and other businesses that you work with whom they use and if they are satisfied with the service.  Asking for referrals is a great way to generate a list of possible agencies.

Check Out Credentials

The next step in this process is to research the agencies on your list.  See if they have any affiliations or accreditation.  If they are accredited make sure that it is a meaningful accreditation.

Accredited by the Airlines Reporting Corporation or the International Air Transport Association means that they are licensed to do business and meet minimum standards of service.  This also means that they can print out an airline ticket for you at their office.  This is not a save all accreditation though, and you should look for further proof of this agency¡¯s service and security.

Accredited by the Cruise Line International Association is basically meaningless and should not be used to weight your decision one way or the other.  Basically anyone can get this accreditation as long as they pay their fees and have a license to do business.

State Travel Agency License is a good sign that the agency is legitimate and will provide secure service.  Don¡¯t be afraid to ask if the state the agency is located in requires licensing of travel agencies and if you can see their registration.  If you are working with a travel agency that has an out-of-state location and they don¡¯t have a license this may be a warning sign of a bad travel agency to do business with. 

Membership in the American Society of Travel Agents, a trade organization, is a sign that might indicate the agency is worth looking into.  It is a well know group, but affiliation with this organization has debatable pros and cons as to whether or not membership dictates better service.  In any case it does provide a sense of legitimacy.

Membership in the Association of Retail Travel Agents, however is a good indication that the agency has a policy of good customer service and has a standard of professionalism.

Check to see if the agency belongs to a franchise or consortia like Uniglobe.  These types of travel agencies not only have an established reputation, but also get better rates on travel amenities.  They are also more likely to be able to negotiate special services or assistance at your travel destination than a private or online travel agency.

Membership in the Better Business Bureau is an excellent sign of customer service and reputability.

Get the Service Your Business Needs

Travel agencies usually specialize in either business travel or personal travel.  It is a good idea to ask the agent which they specialize in. Make sure they will be able to provide you with the services you need for a successful business trip.

Questions to Ask a Prospective Travel Agency

1. How long have you been in business?  This may be more of a personal preference.  Longevity may indicate good service, but don¡¯t rule out new businesses.

2. What kind of travel do you specialize in?  Make sure they are trained and have the experience needed to support business travel arrangements and not just leisure or personal travel.

3. Do you offer discounts or special prices that other agencies don¡¯t?  Looking for a good deal will save you money on your business expenses.

4. What services do you offer?  You may look for an agency that will offer your business the services that it needs.  For example do you need travel insurance, concierge service, someone to pick you up at the airport, car rental pickup, set up special considerations and services for employees with disabilities, etc¡­?

5. What guarantees do you offer?  If something goes wrong that is not the customer¡¯s fault is there a money back guarantee or compensation?  Is the agency bonded?

6. What are your cancellation policies?  This is important to know in case you need to cancel a business trip.  If you do need to cancel is their a refund issued, or a partial refund, no refund, or is there a cancellation fee?

7. Do you have any affiliations, accreditation, or licenses?  Look for accreditation from companies that mean something and not just superficial notation.  Make sure that if the state they are doing business in requires a special license they have proof of their registration.

8. When can I reach a travel agent here?  Hours of operation?  How many days of the week are you open?  The answer to these questions will help you know what kind of support you will receive and the amount of service offered by this agency.

9. Is there a toll free number that I can use when out of the local call area?  This is important when traveling out of the local calling area, and will also give you a hint at the type of customer service offered.

10. If I have a problem or emergency when your office is closed is there any one I can contact?  What you are looking for here is to see if the company is prepared to help you if something goes wrong.  The answer you don¡¯t want to hear is that you will have to wait until business hours before someone will be available to help you.  The best answer to this question would be that after business hours there is an emergency service on call to help, or that there is someone from the agency that is on call to help in these types of situations.

11. Ask for a price quote on a typical trip and see who comes up with the best price, flight, and travel package.  Another good way to see if the agency¡¯s pricing is fair is to check online through one of the travel sites.

12. Ask what type of information the agency keeps on file about you.  What you are looking for here is a complete record of your preferences and needs.  The more information they keep the better they will be able to meet your business travel needs. 

Conclusion

When you have found an agency that will meet your business travel needs and has a pricing policy that fits your budget, the final test of compatibility is how well you get along with your agent.  If there is a conflict of personalities or you do not feel comfortable with them, then keep looking.  This person will be responsible for knowing you well enough to select the right hotel amenities, flight schedules and types, and special services for you.  Your life is in their hands, sort to speak, so make sure you feel comfortable with them.  A good relationship with your travel agent will help put you at ease when making travel arrangements and make your overall travel experience more enjoyable.