A letter of resignation represents a courteous and professional closure to a business relationship.  Unfortunately, in the excitement (or unabashed relief) of leaving one employment circumstance for a different one, people either forget to write such a letter or mistakenly use it as an opportunity to vent their past grievances.  

The following guidelines are provided to assist you in penning an appropriate goodbye without burning any critical bridges behind you.

WHEN TO WRITE IT

Many workers secretly dream that the element of surprise, thrust in the face of an unsuspecting supervisor, is a dramatic way to bid adieu.  Dramatic?  Yes.  Smart? Not really.  

Upon acceptance of a new position, protocol usually calls for a 2-4 week notice period.  This has long been deemed a sufficient length of time to wrap up any pending assignments, allow for interviews to find a replacement, and simply get everyone used to the fact that they will need to soldier on without you.

Whether your boss is aware that you have been job-hunting or not, it's only polite to tell him or her first before the news is overheard as water cooler gossip.  Since this was presumably the person who initially brought you on board, it is a show of respect that this individual also is the first to hear of your decision to exit.

Whenever possible, this announcement should be made in person and in private.  The actual resignation letter then becomes a memorialization of a meeting that has already taken place.

WHAT TO SAY

Depending on the size and formality of the organization, the announcement to your supervisor may also double as an exit interview.  In large corporations, the exit interview is conducted by the personnel office closer to your actual time of departure.  An exit interview is essentially a forum for you to discuss your tenure with the company and the reasons that you are leaving.

Hopefully, the majority of these reasons will be for positive outcomes; i.e., more money, more challenge, a move to a different city, a return to school or the decision to start a family.

But what if you simply couldn't stomach the same pressures and petty annoyances every day and opted for happier pastures?

Many employees make the mistake of bottling up all of their anger and aggravation and using their resignation letter as an itemized tirade against management.  Resist the temptation to do this.  In the first place, these are the kinds of issues that are always better delivered calmly and in person.  If the circumstances of your departure are predicated on factors that could and should be addressed (i.e., sexual harassment or unsafe working conditions), your boss needs to be made aware of them.

In the second place, you have no assurance that whatever you put in writing will be kept confidential after your departure.  If, for instance, you lambaste your co-workers in print by airing all of their dirty laundry and it is later found in a drawer by your successor, you will have unwittingly compromised his or her ability to draw their own conclusions about the workplace.

Thirdly, whatever vicious paper trail you create could come back to haunt you in the event that the new job doesn't work out as well as you had planned or if you need to use your former supervisor as an employment reference.

Accordingly, your resignation letter should highlight those experiences which were positive and/or increased your body of knowledge so as to make you an asset to your new office.  Sometimes it's necessary to think back to what compelled you to take your current job to begin with.  Even though the bloom may have long since gone off the rose, you can make mention of the team spirit, the challenge of working in a particular facet of the industry, or the diversity of assignments or clients that broadened your general outlook on life and honed your abilities to adapt to new circumstances.

A resignation letter should ideally be 2-3 short paragraphs along with a closing sentence that thanks the employer for allowing you to work for them.  It should also specify the date of your last working day.  Any details as to why you are leaving should be kept to a positive and pleasant minimum.  For instance: "After much discussion with my family, I have decided to return to college full-time and pursue the completion of my Master's Degree."

Even if your boss has been an insufferable twit or a demanding maniac, it's important to stick to the high road and exit as a class act.  (It also goes without saying that the best way to drive mean people crazy is to be nice to them!)  A gracious letter that artfully omits any mention of their numerous shortcomings will do more for your own reputation than any attempts you might entertain to discredit theirs on your way out the door.

WHO GETS A COPY

Your supervisor always gets the original.  If your company has its own personnel office, it should receive a copy as well.  Retain a copy for your own records.  While it's unlikely that a manager will ever cast aspersions on whether you voluntarily left the agency or were fired, a copy of your resignation letter will provide the necessary proof.  A resignation letter also protects the employer from unscrupulous workers who may try to claim unemployment benefits by saying that they were laid off as the result of corporate downsizing.