Sometimes even the most valuable or trusted staff member will make a mistake that compromises employment. Yet, a supervisor may hesitate to fire the staff member, since typically it is more costly to hire than to retrain or reclaim a current employee.

If you decide to retain the person who has committed an infraction of company rules, it may be a good idea to place that person on probation. This means that the employee will need to abide by a set of checks and balances to prove that the mistake won't be repeated. After a certain amount of time with no evidence of recurrent problems, the employee may be fully reinstated. 

Putting a staff member on probation may utilize steps like these:

1. Discuss the situation frankly with your staff member. Explain the problem behavior, its consequences from a company standpoint, and expectations for future job performance. If the employee agrees to abide by the stated conditions, write a report of the incident and the terms of continued employment and sign it, along with the employee. This will create a contract that spells out terms for the probationary period. A copy should go into the personnel file with another given to the employee.

2. Monitor the employee's behavior during the period of probation. This can include a range of options, from weekly conversations to check-ins with other departmental supervisors. The employee should be encouraged to develop and follow a series of steps that will help him or her avoid the problematic behavior. Simply asking, "How are things going?" may be construed as an empathetic or supportive comment. You may want to add periodic notes in the employee's file charting progress, or lack of, during this time.

3. Offer company support. If the employee has a drinking problem, for example, some companies offer health care plans that include substance abuse treatment. If the company cannot provide such a benefit, you may be able to offer a friendly or even an unofficial suggestion that the person seek treatment on his or her own. Offer to become a mentor or a sounding board on the job to help the person during a struggle with a troubling behavior. Friendly conversations need not be reported in the file unless you feel they serve the employee's cause.

4. Help the employee outline objective steps to follow during probation. For example, instead of writing in the report that goals include "not being late" again, be more specific. You might choose to write something like this:

"John Doe's goal is to arrive at work on time every day for the next three months." 

Help establish goals that are clear, focused, objective, and related to the problem behavior. Also explain circumstances that might provide for extenuating circumstances, such as a documentable transportation problem or doctor visit.

5. Follow up periodically. Check with the employee every so often, like weekly or monthly, to see how things are going. If the person seems more stressed than before, it may be wise to talk privately and find out what's going on behind the scenes. If personal problems at home are escalating, they may boil over into the workplace, and that may require special attention. At the end of the probation period, sit down with the employee to discuss what has been accomplished. Hopefully the erratic behavior has shifted into demonstrable progress, and the goals that were outlined initially have been met. 

If so, the employee can be removed from probation status and reinstated as a regular full-time employee. You may consider shifting his or her duties to remove temptations or pressures that may push him or her toward the troubling behavior again later. Treat your co-worker as though nothing had happened and with full acceptance, and the rift will be mended as good as new, with benefits to all concerned.