Imagination and today's computer technology make it possible for virtually any business owner to don the cap of "Onsite Publisher."  Whether the finished product will be an industry trade publication or an insider-training manual for new employees or new procedures, the following steps will show you how to design and implement your project at a relatively inexpensive cost.

EXTERNAL OR INTERNAL

The first two questions that need to be asked are (1) what's the purpose of this publication and (2) who is the target audience.

If your publication is going to be sold or disseminated to your customers or the general public, its primary objective is to be an informational, marketing tool that will foster confidence in the company and, hopefully attract additional business.  As such, this product needs to be as professional as possible because it is representing the integrity, efficiency and values of the company itself.  Let's say, for instance, that you are putting together a book that demonstrates how your company has always contributed a portion of its profits to social service groups in the community.  Content would include photos, interviews, testimonials, and statistics supporting the company's reputation as a leader in philanthropy.  

On the other hand, maybe you want to create a tutorial that will cut down on the amount of training time required for new employees.  This is an example of an internal document because its content will only have meaning and application to employees of the company or to those customers who are utilizing a particular company product.  Internal publications--especially training manuals-- are usually subject to a great deal of revision and, thus, lend themselves well to an electronic medium as opposed to printed material.

FORMAT

The next decision is what you want the finished product to look like.  Companies that produce their own manuals tend to stick to an 8-1/2 by 11 inch format because it is the easiest and least expensive for them to reproduce in-house.  Pages are then 3-hole punched and inserted in binders (which makes for easy section updates) or spiral-bound between card stock covers.  By printing pages back to back, additional cost is saved, a consideration which will further be evidenced in postage if the manual is going to be mailed out.

If your published product is going to take the form of a trade book and is going to be a size other than 8-1/2 x 11, it's likely you will need to engage the services of a professional print shop.  They will advise you regarding layout specifications, set-up charges, binding costs and print run minimums.  Keep in mind that this route can be pricey, coupled with ISBN registration (if you want to sell your book commercially) and distribution/storage expenses.  Unless you already have a built-in market from which to recoup your investment, you may want to keep your project as simple as possible.

The economical alternative to traditional print, of course, is to produce your book or manual as a CD-Rom or electronic file that can be emailed and downloaded.  The advantage of this medium is that updates can be made easily as well as include hyperlinks to other files and the Internet.  An example of this would be a tutorial that discusses how to fill out and process a variety of office forms; blank versions of these forms could then be accessed via a hyperlink.  

In this format, reproduction costs are significantly less and allow the content developers to include extensive text, photographs, graphics, maps and interactive components and templates without the worries of exceeding a set page count.  E-books and tutorials can also be produced on an as-needed basis, thus eliminating the expense of print-run minimums and onsite or offsite storage.

COVER DESIGN AND INTERIOR GRAPHICS

If a marketing firm were designing a book or manual for you, they would charge you a lot for the services of an artist.  Fortunately, you can bypass this route with clip art software programs that give you a wide variety of cartoons, photos and symbols to choose from.  If you have a stable of talented employees or live near a college with a good arts program, you may even want to hold a contest to design your cover or supply art for the interior content.  College students in particular are always looking for extracurricular projects that will not only earn them semester credits but also be part of a future employment portfolio.

SUPPLIES

If you have a small company, home-based business or a shop and plan to produce the book or manual entirely by yourself, you will need the following supplies to get started.

Paper Products: The paper, card stock covers and binders can be purchased at most office supply outlets such as Office Depot, Office Max and Staples.  To spread out the payment of your purchases, consider applying for one of these suppliers' credit cards or business rewards programs.

Software: Clip art, photography and graphic design software programs are available at the above listed stores as well as at computer franchises and online shopping venues.  There are also software publishing programs that will walk you through the steps of using templates, estimating page counts, importing files, and creating interactive demonstrations and exercises.  If you're not quite ready to purchase these programs, ask around among your friends, relatives and neighbors to see if they already have any programs you can borrow to implement your project.  If your book or manual will be in an electronic format, you will also want to look into converting it to an Adobe Acrobat PDF format so that users will not be able to alter your content.  If you don't anticipate using PDF file conversions enough to justify the cost of the software, go to Google and type in "free PDF conversions."  This will take you to several sites that allow you 3-5 free trials of the conversion program.  Note: If the material is only going to be used in-house, you can bypass this step by simply making it a password-protected document.

Printing Services:  If your book or manual is in an easy to photocopy format, compare prices at local chains such as Kinko's.  These companies can also do binding for you and many offer discounts for volume or repeat customers.

CD's:  Purchase your CD's in bulk from either office supply or computer stores.  These come in what are called jewel cases and include instructions on how to design and professionally print out color covers.  You will also need to purchase padded or stiff envelope mailers.  If your book or manual will only be available as an Internet download, you won't even have the expense of buying CD's except for personal use in backing up critical content files.