There is a big market for postage meters and machines, and finding the one that is right for your business may be confusing.  In order to determine what type of options your company needs you need a good idea of what type of mail you send out and how much.

HOW MUCH DO YOU SPEND ON POSTAGE EACH MONTH?

The answer to this question will help narrow your search.  Postage meters are rented and have a monthly fee.  This fee is determined by the company, but usually runs about $15.  This fee most often is used to cover maintenance and repairs for your meter, but read the fine print and make sure the company doesn¡¯t also charge a maintenance fee.  In addition to this price you will be required to buy ribbons, toner cartridges, and special labels to print out your postage.  These additional costs should be considered when you are deciding whether or not to get a postage meter/machine for your business.

WHAT TYPE OF MAIL DOES YOUR COMPANY SEND OUT?

The answer to this question will affect what type of options you will need on your meter and what type of scale you will need.  The most common scale is small and intended for letters and small parcels under 5 pounds.  If you ship out bulkier items, then a heavy weight scale will be needed as well as the smaller scale for letters and small packages.  

WHAT FEATURES DO YOU WANT?

There are many optional features that can be added on to a postage meter.  Security features can help prevent unauthorized usage by requiring a pass code be entered before use is allowed.  This user code can also be used to help track how much postage each employee is using.  Account codes can integrate the postage meter with the billing department and can code amounts spent on postage to client accounts.  Thermal printing can be requested to reduce the expense of ribbons and toner cartridges.  If you send out a large amount of letters, then an automatic or semi-automatic letter feeder can be added.  In addition to the automatic feeder a flap moistener and sealer can be added to the machine so that you don¡¯t have to lick each envelope.  Printing options can also be added to print advertisements or mission statements on the mail pieces being sent out.

WHERE TO BUY A POSTAGE METER OR MACHINE

There are many companies in the market that sell postage meters and scales.  By knowing what you want and comparing prices you can find the company and machine that is best for you.  Some online companies even provide a scale for free if you sign up for their postage service.  Some of the companies that provide postage meters are Pitney Bowes, US Postal Service, FP Mailing Solutions, and Neopost.  Ask each company for a quote on the model that offers exactly what you want.  Let them know that you are shopping around and looking for the best deal.  See what type of support they offer, what fees they charge, and if they have any incentives for signing up for their service.  Also ask what types of labels and miscellaneous items you will need to buy to operate their machine, what types of servicing they provide for the machines upkeep, and a brief overview of any federal requirements that you will need to do.  One requirement is that the machine be checked once a year to make sure that it hasn¡¯t been tampered with.  This can be done through the manufacturer, or you may have to take the meter to the local Post Office branch for a yearly inspection.  Weigh the fees for meter rental and supplies against the amount of postage you use each month to determine if having a meter in your office is cost effective.  You may find that going to the post office is more realistic and affordable for your postage budget.