A sole proprietorship is the simplest form of business.  Often, for those just venturing forth with a new business idea, a sole proprietorship is the way to go.  There are no statutory requirements unique to this type of organization.  From a regulatory standpoint, the business owner has only a few simple responsibilities that stand between his vision and his first day of business.

1)  Certificate of Assumed Name

As a business owner, you have two basic choices regarding a business name.  You can use your legal name, such as ¡°Paul Fredrickson Plumbing,¡± or you can make up a name, such as, ¡°Action Resources Accounting.¡±  If you choose to use a name other than your legal name, you must apply for a Certificate of Assumed Name with your respective state¡¯s Department of Trade and Economic Development.  This is required in order to legally run your business.  There is a simple form to fill out which declares the address of your business, the owner¡¯s name and social security number, and what type of business you plan to operate.  There is also a small fee, usually under $20.00.  The owner of the business is then required to publish the Certificate of Assumed Name in a government-approved publication, usually a newspaper in the local community.

2)  Zoning Considerations, Licenses, and Permits

It is important to find out whether your community has laws restricting certain types of business operations in certain areas.  For instance, many cities require industrial businesses to stay within specified areas.  The same goes for some residential areas that do not allow businesses that would create a lot of foot traffic or motorized vehicle congestion.  Another consideration is street parking.  Some cities restrict parking on certain streets, requiring business owners to provide parking lots for their clientele. It is always best to check with your local city hall to determine your community¡¯s business rules before renting or purchasing a business site.

Too, running a business from your residence might be a good plan, but check with your homeowners¡¯ association and city hall before you set up shop.  

Certain types of businesses need licenses to operate legally.  Some common licenses are liquor licenses, hazardous waste licenses, licenses to operate heavy machinery, and licenses to work with vulnerable populations.  There are federal, state, and city licenses.  Be sure to check with all levels of government to obtain licenses to operate your business. Often, there are fees associated with obtaining licenses, so check far in advance of your projected first day of business and budget to pay your license fees.

Permits are another way that government regulates businesses.  Often, permits are required for businesses to engage in certain activities that require limitation for the good of the community.  Some common permits regulate such things as wastewater disposal, storm-water discharge, air emissions, asbestos removal, recycling, and disposal of food wastes.  Fees are required for permits.

3)  Employer Identification Number (EIN)

You should register with the Internal Revenue Service for an EIN if you plan to hire any employees or if you plan to open a business bank account.  The form (SS-4) is available on the official IRS website or by phone at 1-866-816 2065.

There are substantial federal penalties for failing to follow IRS guidelines for hiring employees, so take care to learn them.  The IRS offers free pamphlets detailing this information.  Request them at the phone number listed above.

4)  Sales and Use Tax 

If you will sell any item subject to your state¡¯s sales tax, or if you will ever purchase any item from out of state (such as mail order or internet purchases) for use in your business, you must register to receive sales and use tax ID number.

Your state¡¯s revenue department has pamphlets available for you that detail sales tax parameters and percentages, filing procedures, and use tax liability.  Many states have convenient on-line filing options.

 5)  Insurance

As a business owner, it is very important to protect yourself, your employees, and your clients with proper insurance.  If you hire people, you will need to obtain unemployment compensation insurance, which is required by the federal government.  Other kinds of insurance to consider are professional liability insurance, insurance to protect your assets (inventory, real estate, etc.), and health insurance.  Many sole proprietors have lost their livelihoods due to unforeseen disasters, lawsuits, and other circumstances, so make sure you are adequately protected with good insurance plans.

Self-employment through establishing a sole proprietorship can be the first step to realizing your dreams.  Forethought and attention to detail are the keys to a smooth start on your personal business adventure.