My insurance company recently denied a rather large claim of mine. If this happens to you, your first response, like mine, might be to assume that you have no chance of getting that claim paid. However, there are steps you can take to appeal this denial and to get your medical bills paid.

Of course, the best thing to do in any medical situation is to ensure that the claim is indeed covered by your insurance policy in the first place. Read the handbook that the company provides and call if you have any questions about the terminology used. Be sure that you have followed the proper procedure to preauthorize any procedures that this applies to. Offer to provide any documentation that the company deems necessary to approve the procedure. Don't be afraid to ask your doctor for help in getting any procedures preauthorized.

If a claim is denied, it is important that you follow the process outlined by your insurance company for an appeal. Most companies will have a time limit (for example, 30 days) by which you must file an appeal. Also, some agencies will require that your first step be a phone appeal, while others will ask you to write a letter of appeal. All of this information should be explained in your handbook.

When writing a letter of appeal, you should include your policy number and the name of the insured, as well as the treatment dates and amount of the claim. Your insurance company should have given you a reason for denial of the claim. If the claim is deemed medically unnecessary, you can explain why it was necessary or why you feel the procedure should fall under a covered service.

In your letter, you also have a right to request the name of the representative who reviewed and denied your claim, which of your medical records were reviewed to determine the denial, and a description of additional records the company would need to approve the claim. Also, you might request a copy of any medical opinions obtained by the company in reviewing those records. With these, your doctor can respond and explain why the procedure was medically necessary in your case.

 In this letter, your tone should be cordial. Make sure that you know the name of the person to whom your letter should go. If you do not know this, call the company and ask for this information. You might also consider sending your letter by certified mail, so that you know that it arrived at its destination and within the time limit set by the company.

If this letter fails, you should send a second letter that more forcefully explains why this claim should have been paid. You may want to involve a lawyer at this point. You also have the right to request a hearing at which you have the right to be present to make your case.

If all else fails, you can contact your state department of insurance and request an external appeal of your case. Locate this department's web site or phone number to find out the accepted procedure for doing this. All states have different regulations regarding this. 

However, keep in mind that many claims, especially if handled correctly, are paid well before you reach this step.