Many small business owners have a significant need for the services of a domestic or international mail carrier, but may be unclear about what alternatives are available.  Is there a carrier that offers the lowest price for the greatest service?  Well, that depends on which service you are more interested in: reliability, documentation, speed, or the ability to handle high volume.

If reliability is most important to you, bear in mind that the United States Postal Service (USPS) has dominated the correspondence and direct mail market since its inception in 1775.   Likewise, Federal Express (FedEx) and United Parcel Service (UPS) share approximately 90% of the ground service market in the United States, being relied on by the great majority of the general American population for package and time-sensitive document delivery.  On the other hand, DHL, the next leading competitor, has recently merged with Airborne Express in an effort to become the industry leader and is actively pursuing the business sector by offering higher reliability and customer service options than its competitors.

If reliability takes a back seat to documentation for your small business, you may need to investigate the tracking options offered by the four main large mail carriers in the United States.  The USPS does not offer tracking of first class letters by default, but will add it for an additional fee.  Even then, however, the USPS tracking system is not as advanced or high tech as that of FedEx, UPS, or DHL, all of which offer online real-time tracking availability of each and every shipment at no extra cost.  In addition, these last three also offer integrated computer systems that allow you to enter your package information directly into their network from your shipping department, something that the USPS does not offer at this time.  Finally, all but the USPS offer shipping reports that are cumulative and can be downloaded from their networks on a regular basis.  This gives your business the opportunity to see all shipping expenses for the week, month, quarter, or year in a summarized format.  If you shipped via the USPS, you would have to collect and organize this data yourself.

Perhaps your most pressing need from a large mail carrier is time-sensitive delivery.  In this case, the USPS falls behind the other three, who each offer same-day domestic delivery.  In addition, the other three offer next-day delivery at specific times, either 8:30am (FedEx and UPS), 10:30am (FedEx, UPS, and DHL), noon (DHL), 3:00pm (FedEx, UPS, and DHL), or 5:00pm (DHL).  Rates will vary for next-day delivery based on the time you choose, whereas the USPS only offers one next-day service with only one delivery time for one standard rate.  Finally, if your package needs to go out of the country, the USPS does not offer same-day international delivery, whereas the other three each offer same-day delivery based on outgoing international flights.  It must be interjected here, however, that the USPS dominates the market on international delivery when it comes to pricing, as they offer Parcel Post shipping for next to nothing if time is not an issue.

Though it may seem that the USPS falls behind the other three in reliability, documentation, and time-sensitive deliveries, it is definitely the most efficient and cost-effective alternative for delivering high-volume domestic one-ounce standard-sized letters via First Class mailing, which can take between 2 and 4 days to be delivered.  If your small business needs to send direct mailings (advertisements), then the USPS is your best choice since it offers a bulk mail deal that is unrivaled in the mail carrier industry.  But be careful¡ªthere is a bulk mail breaking point that you must reach in order to actually save any money.  For example, if you plan to send out a 100-letter mailing every month, sending it bulk mail instead of first class could increase your annual expense by nearly $200.  On the other hand, if you plan to send out 1000 letters a month via bulk mail instead of first class, then your annual expense will be reduced by nearly $1000.  In addition to discounts, you should also take into consideration the fact that you will have to trade labor for price reductions, since part of the bulk mail deal requires the sender to prepare and sort the letters prior to taking them to the Post Office.  

Whether you are primarily interested in reliability, tracking options, speed, or bulk mailing options, each of the four top large mail carriers in the US today, USPS, FedEx, UPS, and DHL, offer a variety of services with typically competitive rates.  It is best to figure out which type of service your small business needs most and go from there, researching the options.  Since pricing is always at the top of your list, you should also enquire about corporate discounts based on volume, which may shift the order of your preferences significantly.