Your home-based business may get started on a shoestring budget. But as profits begin to trickle in, you will give some thought about how to invest additional money in the business to keep it growing or improving. A useful purchase for a home business is a copy machine, which can save money and time when you have to take documents elsewhere for copies. 

Before purchasing a copier, however, take into account some pros and cons as well as a range of possible options that can impact your decision:

1. How many copies per month will you make? Copiers are designed to make anywhere from 3,000 to 30,000 or more per month. If you need less than 500 a month, you might be better off having your copies made elsewhere. Remember that in addition to your copier's monthly payments or lease fees, you will need to purchase supplies like paper and toner and perhaps pay a service contract fee or for individual service calls. When you add all of that up, it can be cheaper to let a print shop make copies for you. But don't forget to factor in hidden costs like your time and mileage for transporting them when you figure out which way to go. 

2. Do you want black and white or color copies? Some machines can make both types, while cheaper models make one or the other, with costs ranging from under $1,000 to more than $30,000. Check your five-year plan to see what types of copying needs you expect to have. Then get quotes for a copy machine that will suit your needs. If business does better than expected and your copying needs increase, you can always upgrade with money from additional profits.

3. Do you plan to lease or buy? Your monthly leasing payment could include service fees in case the copier stops working or starts malfunctioning. But if you buy your copier outright or make monthly payments until it is paid in full, you will also have to figure out how to pay for service calls if the machine acts up. Either way, include a monthly amount that includes payment, service, and supplies to cover this projected expense.

4. Do you want just a copier or a digital system that connects to a computer network? For the latter, you can get a copier that serves as a scanner and fax machine. Nowadays the digital and analog models are closer in cost than before. So if you want only a copier, don't pay extra for features you won't use. 

5. Which options are you looking for? Do you need a machine that makes 8-1/2 by 11-inch copies on standard letter-size paper, or do you also want additional paper trays for legal and ledger size paper as well as transparencies? You can also get a sorter and stapler, an account code system and an auto feed feature, among others. All of these will cost more, so decide which ones you truly need before investing in a machine that you might not be able to afford. 

Home copiers can be used for personal work, too, as long as you separate this usage from that of your home business. Visit Internet sites that can provide free quotes from several dealers or provide detailed information from varied vendors to help you make an informed decision.