Business documents often use technical jargon that can be confused to non-employee readers. For example, a newsletter that explains how a new vacuum sweeper filter works will probably use terms that company employees can understand. But if the newsletter is sent to customers outside the company, the technical jargon used to describe suction and filtering processes may seem difficult to understand for those less familiar with them.

Whether a document remains inside the company for employees only or whether it is intended for customer reading, make sure every piece of writing is clear and easy to understand.

1. Read over the document in its entirety. Try to put yourself in the place of the intended reader to see if it makes sense. Make a note of all the places where language or syntax (the way sentences are put together) may be confusing. Put the document aside and in a day or two, go over it again to see if the same areas still appear troublesome. If so, find ways of simplifying the diction style.

2. Shorten the longer sentences. Count the number of words in five different sentences and divide the total by five. This will give you an estimated word count per sentence. If your sentences average more than twelve words in length, break up some of them for shorter sentences in sections where the ideas are hard to follow. Here's an example:

NOT THIS:

The Polytech 5100 vacuum filter works better than the previous model, and it can do the job in half the time.

BUT THIS:

The Polytech 5100 vacuum filter works better than the previous model. It can do the job in half the time.

You may even want to interject a very short sentence of two to four words here and there to break up a dense prose style. 

3. Use specific rather than general word choices. This will help the writer save time when writing and give the reader clear, sharp ideas to focus on. Here's an example:

NOT THIS:

The Polytech 5100 vacuum filter works better than the previous model.

BUT THIS:

The Polytech 5100 vacuum filter catches 35% more dust particles than the previous model.

Keep in mind possible answers to implied questions like how or why to provide helpful information for your readers.

4. Tell the reader what is expected. When sending a report, letter, or other type of document, include a cover note telling the reader what to do with the document. You may want her to sign off on it, review for current policy implications, or make editing suggestions. Be clear about your reason for sending the document, and if you want a response, when it should be returned. You may even want to tell the reader what type of response is sought:

Example:

Please let me know within five days from the date of receipt if the attached report meets with your approval by calling my office (516) 233-2145 and speaking to my secretary, Jan Brown. 

That way the reader doesn't waste valuable time trying to figure out why she received the document and what she's supposed to do with it.

5. Use everyday diction. Don't try to impress readers by using extravagant language. Nor should you include unneeded slang or dialect. Aim for a middle-of-the-road approach in describing the information that is used in the document so that anyone with a high school diploma could understand it. To avoid repeating the same word, keep a thesaurus and dictionary on hand. 

Your document can have the desired effect when you take time to make your meaning crystal clear before sending it to intended readers.