If you are in business, you should be concerned about improving customer service. Client responsiveness is a key component of winning and keeping customer loyalty. Business people who neglect customer service often experience a decline in customer good will. 

Even if you already have a solid customer service department, there may be ways to enhance productivity to impress customers and increase sales. Here are a few tips:

1. People skills. Train your customer service staff to use body language that will make a good impression on irate, frustrated, or disappointed customers. Patience is very important, as are a calm voice and a listening ear via telephone contacts. For in person communication, encourage employees to smile, make eye contact, and show a relaxed demeanor. A soothing human response can do wonders for an out-of-sorts customer.  

2. Maintain professionalism. Employees who use jokes, profanity, or prolonged personal telephone conversations while a client impatiently waits create a poor impression of your company. Remind staff that the customer's needs must come first, and that your company only exists because of a client's good will. Courtesy and respect should be prerequisites for staffing the customer service department. Spot-check your staff in this area and move uncooperative employees to other departments.  

3. Provide adequate training. Nothing ticks off an irate customer more than being passed along to an employee who doesn't know how to handle the problem. Teach your staff members how to manage every type of likely complaint. For unexpected problems, have them promise to contact the customer within a specified time limit, perhaps twenty-four hours, and then do it. Work on reducing the amount of time it takes to process a customer concern. Your customer service department represents your company, and as such, should come across as top-notch employees who know how to do a great job.  

4. Present an attractive area or comfortable interactive process. Decorate the physical customer service office in calming, pleasing colors and design. Include comfortable waiting chairs and a clean counter or desks. Employees should look neat and professional. For telephone or Web site contacts, don't make the customer jump through hoops to communicate with your company. Phone waiting periods should be short, even if that means hiring more telephone staff. Have an online representative available to respond to a customer within twenty-four hours. 

5. Go above and beyond. For a bona fide customer gripe, train staff to make ready refunds, adding an apology or even a gift certificate or bonus of some kind to sweeten the deal. A general rule of thumb is that a dissatisfied client will tell twenty other people, resulting in negative publicity for a total of twenty-one. The same goes for a good experience. Train your staff to opt for the positive word of mouth clients to garner free publicity.

Taking small, inexpensive steps like these can improve your results immeasurably. Train your staff to care about customers and you will likely get a good return on your investment via satisfied client referrals and repeat business.